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院务公开
院办公室工作制度 日期:2018-07-30 访问次数:2088

办公室工作制度

1、在院长和分管副院长的领导下,负责全院的行政综合管理工作。

2、负责草拟、制定医院的发展规划和年度工作计划、总结及草拟有关全院文件,并督促检查其执行情况。

3、负责安排全院各种会议,做好会议记录及督办工作,

4、负责医院公文的签发、登记、传递、传阅、立卷、归档、保管、利用和保密工作。

5、负责医院行政事务用车的调配、电话的管理。

    6、领导医院综合档案室、文印室、收发室、院总值班室的日常管理工作。

7、负责全院各部门印章、印鉴的刻制、审批和管理工作。

8、做好人民群众的来信来访工作,会同有关部门做好接待工作。

    9、综合协调全院各行政、业务职能部门的工作联系。

   10、安排院长及全院性活动日程,做好院领导交办的临时性工作。

总值班制度

1、行政总值班负责组织、协调处理非办公时间的医务、行政和应急事宜。及时传达、处理上级指示和紧急通知,签收急件,承接来办的各项工作。

2、院总值班分院领导二线班和行政总值班。院领导二线班由院级领导轮值,每周由院办安排。行政总值班由院职能科室人员轮流参加,由院办公室统一管理,值班人员按安排的值班表轮值。

3、值班人员应严格履行值班人员工作职责,遵守值班时间,坚守工作岗位,认真处理好非办公时间的业务和行政临时性重大事宜,及时传达上级指示和紧急通知等。对某些重大问题的处理,应注意及时请示报告值班院领导和相关部门负责人。

4、凡医疗方面的紧急事件,如院外抢救、急诊会诊等,值班人员有权直接同有关科室负责人取得联系,并指派参加医疗抢救和会诊人员,通知出诊人员和车辆。

5、凡院内的医疗抢救和急诊会诊,原则上由各科自行负责联系,必要时可请总值班人员协同处理。

6、值班人员按照值班情况认真做好值班记录,并做好交接班工作。各科室根据工作情况自行安排休息一天。

会议制度

1、院领导班子会:由院长主持,院领导班子成员参加。

  1)议事范围:

   ①研究实施医院中、长期发展规划和阶段目标的对策和措施。

   ②审定医院年度工作计划、总结;制定和修政医院重要规章制度、重大改革措施及实施方案、重大活动的接待安排。

   ③研究医院年度经费预决算和经费的分配与使用;审定专项用款计划和临时安排的大额的经费开支。

   ④审定医院大型医疗仪器和后勤设备的购置和合作开发项目,以及大型修缮项目。

   ⑤研究决定职工奖金分配方案、奖惩方案等关系职工切身利益的重大问题。

   ⑥研究决定一般干部的录用、招调、辞退、离职等。

   ⑦研究各科室呈报的重大问题及医院应急的重大决策。

   ⑧领导班子成员的行政分工及调整。

   ⑨传达上级的指示,安排当前工作,通报分管工作情况以及院领导成员认为需要提交讨论决定的重要事宜。

   2)议事原则、议事程序、议事纪律同医院党委会议。

    2、院办公会:

    一般由院长主持,其他院领导和职能科室负责人参加。一般每周四上午召开,传达上级指示,研究和安排工作。

    3、院周会:

    由院长主持,科主任、护士长参加。每周四下午召开,传达上级指示和院办公会决定,安排本周工作。

4、医疗安全评析会:

    由医务科长或业务副院长主持,各科室主任、护士长、护理部、质控办、总务后勤、设备科等相关人员参加。每月召开一次。主要内容是针对目前医院各科室存在的与医疗有关的安全隐患问题,提出相应的解决办法,参照其它医院出现的问题,吸取教训。

    5、专题工作会议:根据工作需要临时召开的工作会议,参加人员、时间、地点等需要另定。

    6、护士长例会:由护理部主任主持,各科室、病区护士长参加,每两周召开一次,护理部做好会议记录,并督促检查落实。主要内容是总结和布置护理工作,对护理工作存在的问题及时研究解决。

    7、科务会:由科主任主持,各科人员参加。每月一次例会,要求做好记录。主要内容是检查各项制度和各类人员职责的执行情况,传达上级指示和医院管理各项措施,理顺科内工作关系,对本科医护质量和服务态度提出系统分析和评价,总结和布置工作。

    8、工休座谈会:由各病区主任或护士长主持.病区内行动方便的病人及代表参加,可以吸收少数陪伴士员参加。每月召开一次,护士长做好记录,并及时落实反馈会议上提出的问题。会议主容为组织学习住院的有关注意事项与制度,宣传卫生保健知识,听取并征求住院病人对医疗、护理质量以及服务态度、饮食的意见,搞好医患关系,改进工作。

9、晨会:由各病区主任主持,全病区医护人员参加。每日上午上班十五分钟内召开,内容为听取夜班医生、护士交班汇报,解决医疗、护理以及管理工作中存在的主要问题,并布置当日工作,传达医院决定的有关问题。

印章使用管理规定

1、印章的使用:

(1)医院公章

①由医院办公室负责保管和使用。

②使用医院公章须经院长、副院长或办公室主任同意,使用时严格履行审批、登记手续。

③以医院名义上报下发的各种文件、材料、报表、公函等盖医院公章。

④需以医院名义外出联系工作的个人或部门,须先经其所在部门负责人或主管领导同意签字后,方能到医院办公室开具介绍信、证明等,盖医院公章。

⑤严禁开具空白介绍信、证明等,如确因需要,应经院长同意。

⑥介绍信、证明等必须按规定格式填写清楚、完备,不得留空,一律用钢笔或毛笔书写。

⑦各部门上报的材料、报表,需经其主管领导签字同意后,才能加盖医院公章。

    ⑧个人因私须医院出具证明,须经其所在科室负责人同意后请示主管领导签字同意方可办理。

2)医院办公室公章:

医院办公室业务所形成的文件材料及以院办公室名义在院内联系工作的便函,可加盖院办公室公章。

②医院公务用餐审核需加盖院办公室公章。

③使用医院办公室公章,须经医院办公室负责人同意。

3)医院领导私章:

①须经院领导个人签字上报下发的文件、报丧、材料等,可使用院领导个人私章。

②使用院领导个人私章,须经本人同意。

4)各职能部门与外单位对口业务联系及报送报表、材料等,加盖部门公章。临床科室各种专用公章除用于疾病证明、专项业务外,一律不得用于院外工作。

5)对非法使用印章者,应根据情节轻重给予处理,

2、印章的保管:

  1)医院、院办公室及医院其他部门、科室的印章及院领导的私章,必须专人保管,不得随意交给他人代管。

2)印章须存放在保险柜内保管或加锁保管以保证安全。

3)印章应经常清洗,保持字迹清晰。

3、印章的刻制和销毁:

1)医院各临床医疗、医技科室、各行政职能科室的印章,均须经医院领导批准,由院办公室负责制发与更换,使用科室负责保管和按规定使用。

2)各部门的印章如因机构变动停止使用时,一律交回院办公室统一处理。

3)需要销毁的印章,必须经医院领导同意后方可销毁,销毁前应留下印模。销毁时应有两名同志负责,并在销毁印章的文件上签字。

请示报告制度

1、原则:

职权范围内解决不了的事,先报告科室主管,科室、部门解决不了的事,报告主管院领导,若有必要,主管院领导可在院领导班子会上提出讨论决定。

②重大问题,应及时报告,可越级报告。超出职权范围的重大事宜.一般应先请示报告,再行处理;若事情紧迫,可先处理后报告。

③除情况紧急外,一般要求书面请示报告,报告内容清楚,文字简练,同时复写一份交院办公室存档。

2、凡有下列重要情况.有关部门和人员必须及时向院领导或有关部门负责人请示报告:

1)重大疫情、严重意外事故、交通事故、中毒事件或涉及到法律纠纷的病例发生时应及时报告院长、医务科。

   2)外宾、老红军、地市以上负责同志或相应级别的领导干部就诊住院报告院领导。

   3)上级领导来院检查、指导工作报告院领导、院办公室。

   4)外宾来访参观、讲学等重大事项报告院领导。

5)凡重大手术、重要脏器切除、截肢,首次开展的新手术、新疗法、新技术、新药和自制药品首次临床应用等,报告院领导、医务科。

6)紧急手术但病人的单位和家属不在场报告院领导、医务科。

   7)发生医疗事故或严重差错,损坏或丢失贵重器材、贵重或剧毒药品报告院领导、医务科、护理部。

   8)给病人下病危通知书报告医务科。

   9)病人死亡涉及法律纠纷需要做尸体解剖报告医务科、院领导。

   10)收治涉及法律和政治问题以及有自杀迹象的病员时,报告医务科、保卫科。

   11)工作人员院外会诊、接受院外任务时报告医务科。

   12)职能科室、临床科主任请假或公差外出需分别报告院办公室、医务科和主管领导。

13)临床科室请院外会诊需报告医务科。

   14)下班时间若发生重大问题总值班人员无法协调的,总值班人员应及时报告医务科以及值班院领导。

来信来访接待工作制度

    1、信访工作是医院联系群众、沟通与反馈各种信息,提高工作效率的重要渠道,医院及各科室应认真做好此项工作。信访工作坚持下列三项工作原则:

   1)严格按照党和国家各项方针、政策办事。

   2)坚持调查研究,实事求是地处理问题。

   3)坚持分级负责、归口办理的原则。

    2、纪委、党办、院办、门诊部、医务科、护理部、财务科、监察室等部门对群众来信来访要有专人负责,逐件进行登记,登记内容有:来信来访人的姓名、单位、住址、电话,反映的主要问题和要求,处理结果等,并要签署承办人的姓名。做到事事有着落,件件有回复。

    3、对群众来信来访的处理,要按各部门,各级干部的职责权限管理,凡涉及医院业务、行政管理等方面的重要来信来访,应及时向主管部门和医院领导汇报,以便采取相应对策和处理办法。普通信访处理结果应尽快答复,一般情况下,在七个工作日内给予答复,若来信来访者要求书面答复的,在十五个工作日内答复。

    4、对上级部门和领导批办的问题,应责成相关部门进行处理,由院办负责协调和督办,对上级部门转办、交办的信访事宜应及时办理,不能一转了事,并在期限内回复处理结果,不能如期处理的应主动说明。

    5、对来信来访的结案材料要及时整理,归档备查。

    6、在医院门诊部、住院部等处设立的医德医风建设意见箱的开箱、收集、整理、反馈意见工作由院监察室负责,每月开箱收集、整理信件一次,并及时向主管院领导汇报开箱处理信件情况。

    7、对群众来信来访工作要热情接待,虚心听取意见,耐心解释,实事求是,以理服人。

保密工作制度

1、不该说的机密不说;不该问的机密不问;不该看的机密不看;不该记的机密不记。

2、不在私人通信中涉及机密。不在档案室内接待、会客。

3、领导阅示的文件,按密级要求,严格传阅手续。

4、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。

5、不在不利于保密的地方存放保密文件资料。

6、不在普通电话、明码电报、普通邮政传达机密事项。

7、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

8、发现失、泄密时要及时报告。

文件(文书)收发、传阅、处理制度

    1、凡文件、资料应在收文当天,由办公室文书处理人员笠收、拆封,并按来文单位、发文字号、标题、密集、件数、发文时间等进行登记。

    2、文件登记后,应及时送院办公室主任阅签,然后按照签批意见,分送有关领导阅批。传文要迅速,急件急送,不积压,不拖延,在要求时间内催办完成。

    3、按文件规定范围、密级定点传阅。文件一般只能在办公室阅读,不准外带,密级文件只能在保密室阅读。确因工作需要,必须将文件带出时,需经院长批准,办理借阅手续,用毕后送还归档,密级文件每日收回保密室保管,次日再送传阅。

    4、领导批阅后的文件需及时送有关部门或人员传阅办理,并负责督办和反馈办理情况。

    5、任何部门、个人不得自行传阅、复印文件。复印文件须经院办公室同意,并登记复印份数,复印文件按正式文件管理。

    6、文件借阅严格按传阅范围进行借阅,履行借阅手续,并及时归还。

7、文件传阅和办理完毕后,按文件内容分类整理归档,保征文件完整无损,于第二年三月前移交档案室。

8、按规定需清退的文件,及时到市委市政府文件管理部门清退有关文件。

    9、文件处理人员必须严格遵守保密制度,对文件管理工作认真负责,保证文件完整无缺,若丢失文件,特别是密级文件,将按文件管理有关规定处理。

文印室工作制度

    l、在医院办公室领导下,文印室负责全院各部门科室的文字打印、资料复印等工作。

    2、所有需要打印、复印的资料,需由经办人填写文印申请单,经所在科室负责人、经手人、医院办公室主任批准签字后方可进行,否则,文印室工作人员不予办理。文印室工作人员每月一次统计各科室打印的费用,交医院财务进行院科两级核算。

    3、对于私人文印任务,文印室严格执行医院文印收费制度,按规定收取费用,并交院财务人账。

    4、对所有打印、复印的文件材料均由送印部门或科室负责校对、装订,文印室不负责校对和装订。

    5、文印室设备,非本室工作人员一律不准擅自操作。

    6、非工作人员术经许可,一律不准进入文印室。

    7、文印室工作人员要遵守保密工作制度。

文书管理制度

行政公文是传达政令、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具,认真做好文书管理是实施科学管理,提高工作质量和效率的重要环节之一,因此,各部门、各科室必须重视并做好文书管理。

    1、公文的种类:

1)决定决议:“决定”是在某些单位或者某一些重大行动,就各项任务、工作、措施、制度、政策方面作出具体部署时使用;“决议”用于经会议讨论通过,要求贯彻执行的事项。

   2)布告、通告:“布告”用于对群众或机关团体公布应当遵守或需要知道的事情。

3)通知、通报:发布行政法规和规章、传达上级指示、转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,要求下级有关单位办理或者需要知道的事项,用“通知”;表彰。

4)报告、请示:向上级机关汇报工作、反映情况、提出建义,用“报告”;向上级机关请求指示、批准用“请示”。

5)规定:经会议讨论通过,对某些工作、某个问题作出规定,要求所属单位或群众遵照办理的,用“规定”。

   6)批复、批转、转发:“批复”用以答复下级请示和报告事项。将下级文件加具批语,转发有关下级单位执行或参照执行的,用“批转”;对上级有关文件加具批语,发给下级单位执行或参照执行的,用“转发”。

    7)讼函、复函、便函:“公函”用于机关之间相互商洽工作、询问和答复问题的信件;“复函”用于平行机关或不相隶属机关请求解决问题的一种信函:“便函”用于各平行机关间为了商洽、询问、催办和答复某些事务性问题的一般信件。

    8)会议纪要:传达会议议定的事项和主要精神,要求与会单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。

    2、公文的格式

   1)公文标题应包括发文机关全称或规范化简称、事由、文件三部分,公文标题应当准确,简要地概括公文的主要内容,除规范性文件外,一般不使用标点符号。

   2)公文编号一般包括机关文件分类的代字、年号、顺序号,几个单位联合发文,只标明主办单位公文编号。

   3)院内行文或向上行文,字号由院办统一发布,各部门不得自行更改。对外行文,一律用“怀化市中医院”字样的正式公文纸。

    4)公文如有附件,应在正文后机关名称前注明附件的名称及件数。

    5)机密公文必须根据机密程度划分密级,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急公文应根据程度,分别注明“特急”、“急”,密级、紧急程度置文头的右上角,需二者同时使用时,紧急程度置上,密级在下,上下对齐。

   6)向上级机关或平行发文,一般只写一个主送单位,如需同时向几个上级机关和平行单位发文,可以用抄报和抄送的形式。

   7)发文日期:会议通过的文件,以通过时间为准,并应注明会议名称和通过日期。

    3、行文关系

1)院、科、行政机关的行文关系:

①医院、院长可以对上对下行文,也可以同有关单位和兄弟医院间互相行文,凡属全面性、重要的、方针政策性问题,对上级机关和对一般机关较重要的行文,以及全院性的布告、通知,均以医院名义发出,盖用院印。

②医院各部门在职权范围内和业务范围的问题也可以对下行文,对外行文只限于对口单位工作联系,以上行文用各部门名义,盖主管部门的印章,多部门文件均须经院长审签同意,院办登记。

③平行或不相隶属的机关之间,要使用平行文,一般工作党政联合行文。

2)院内请示、报告:

①各县基层科室一般不要越级请示、报告工作,特殊情况必须越级时,须先向上级部门报告并同时抄报越过的机关。

②各科室及院属单位向医院呈送请示、报告,一般应一文一事,各科室根据请示内容,报送院办,由院办呈送主管领导批阅。凡主管领导认为需经院长办公会议决定的,由院办列入议程,最后作出书面批复。请示、报告一般应在1—2周内答复。

③各科室应严格区分请示和报告的分类,呈送院领导的请示报告只送一份,未经院办呈送的请示、报告,院领导一般不予批示。

3)医院行政职能科室,不得向党委部门和党支部行文指示、交办任务。

4)要严格控制发文的数量和范围,精简一切不必要的公文,可发可不发的公文不发。

4、公文的办理

1)公文的收文处理:

①医院所收文、函、电,由院办秘书签收、拆封、登记。

   ②收文登记后,一般行政事务性公文直接送有关科室办理,较重要的公文由院办主任签批,呈送院领导阅批或直接签批业务部门承办。需要二个以上科室协同办理的,应明确主办科室。

③文件要求随到随送,领导批阅后,由院办送承办科室传阅。

④公文传阅须及时、准确、安全,传递机密文件严格按保密要求执行。需几个部门传阅的文件、由院办组织传阅,一般文件各部门应在一周内退还院办;急件随到随退,不得超过三天;凡制定期限的文件,要在规定的时间内办理完毕。各部门要在传阅单上签名以示负责。院办要负责催办,严防延误和漏办,凡机密文件,院领导传阅不出办公室,其他同志不出文件室,阅文后及时归还。

⑤直送文件,如需院领导批阅,可直送院长办公室,院办按收文手续办理。

  2)拟稿、核稿、会签

   ①以医院名义发出的公文、综合性报告、全院工作规划总结等,由院办组织有关部门拟稿、核稿,科负责人核签后进院办进行内容文字审核,加编行文字号,再呈院领导审签后方可生效。

②拟稿一律用医院统一印刷的公文稿纸,使用统一的简化字,书写和签发公文要用钢笔或毛笔,公文中的数字,除用于公文编号、统计表、序号、专业术语等阿拉伯数码外,一律用汉子书写。

③文稿要求观点明确,情况属实,言辞精炼,条理清楚,用词确切,标点符号正确。对于不符合要求的文稿,院办可退回原拟稿部门修改,文稿一经签发,即作定稿,有关科室或承办人对原文或个别部分有疑义,可向签发人申述意见不得自行涂改。

5、缮印和印发

①以医院名义发出的公文,由院办文书处理人员登记编号、印刷、发出;以部门发出的公文,由院办文印室印刷,如需院外邮寄,交由院办负责,院内分发由发文部门负责。

②缮印公文应按规定格式,要求清晰、整洁,要保护原稿,不得涂抹和损坏,校对应准确无误,核对者发现疑义,应报有关人员处理,不得擅自改动原稿。

③公文用印要端正、清晰,凡印刷红头公文,下发院内一般可不用盖章;报上级的公文一律加盖公章。布告、通知、通告等张帖性公文,可只落款不盖章。

   ④院内印发重要的、内部的、机密的文件,应注明范围和份数,办理登记签收手续,由专人经管,定期收回。

⑤凡上级或外发公文,公文秘书必须按签发文稿的发送单位、密集、有无附件、是否用印等逐一进行检查,无误后,再填写发文登记、封发。发出的密件或急件,不论文稿上是否注明,均须在信封上加盖密、急件戳。外发函件应在信封上注明挂号、航空等字样及发文字号。发往本市的函件,包括机

密函件,一般由收发机要通讯员送市交换站集中交换发送。

⑥院文件分发,正副院长起草的文件由院办分发,各职能科室起草的文件(包括以医院名义发文),由各科自行分发。

    6、公文的立卷、归档

    ①公文办完后,应按有关规定及时将公文定稿正本和有关材料整理立卷。

    ②公文立卷,按院办集中立卷和科室分别立卷的办法,按年度归档。每年3月底以前,各科室应将上年度的文、电等进行校对整理、编目、立卷后,移交档案室,个人不得保存应存档的公文。

   ③无存档价值和无存查必要的公文,经鉴别和主管领导批准,可定期销毁。销毁公文要登记,有专人监督,严防丢失、漏销。

档案管理规章制度

    为了提高我院档案工作的管理水平,逐步实现档案工作规范化,更好地为医院各项工作服务,为医院积累档案史料,现根据档案管理的有关规定,特制定《怀化市中医院档案管理规章制度》

  1、档案库房管理制度

  1)为确保档案的秘密和安全,非经允许,不得人内,准许进入库房时,应有档案工作人员陪同。

  2)库房内严禁吸烟和存放易燃、易爆、易腐和私人物品。

3)库房设置防火用具,固定地点,每半年检查一次,发现失效及时更换。

4)离开库房时应切断电源,关好门窗,钥匙要妥善保管,注意防盗。

5)保持库房内整洁卫生,及时测定温、湿度并做好记录。

   6)经常检查库存案卷保管情况,如有异常及时报告并采取有效措施予以解决。

   7)档案资料进出库,要认真做好核对、登记签收、注销手续。

  8)彻实做好库房的防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防霉、防高温工作。

   2、档案立卷归档制度

  1)归档范围

   凡是反映本医院工作活动办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均属归档范围。

  2)归档要求

   归档的文件材料必须保持完整,必须准确地反映本医院行政管理和医疗工作中的真实内容和历史过程:必须做到字迹清楚、签署不能使用铅笔、圆珠笔和复写纸书写,比较重要和利用频繁的可视需要确定归档份数。

   3)归档时间

    ①各项管理工作的材料,在次年三月份由各职能部门负责人审定后,组好卷移交档案室归档。

    ②基建档案资料在工程竣工后将全部资料移交档案室。

    ③设备档案资料在开箱后全部交档案室归档,使用部门可留复印件长期使用。

    ④声像档案资料在各项活动后将照片、底片、录相带、录音带整理好后随时归档。

    ⑤会计档案在年度终结后,财务部门暂存一年,期满后由会计部门立卷移交档案室。

    ⑥重大案件在案件结束后立即将材料整理好移交档案室归档。

    4)归档手续

    ①凡归档资料必须编制归档移交清单,一式两份,交接双方签字、各存壹份备查。

    ②重大活动归档材料由归档部门撰写“归档材料说明书”,包括材料来源、过程、人物、时间、地点等,注明材料整理人姓名、日期等一并向档案室移交。

   3、档案保管制度

  1)医院各职能部门在工作中形成的全部档案、作为一个全宗集中在档案室统一保管,各职能科室要按规定要求,在限期内送交院档案室存档。

   2)档案要按年度、组织机构、保管期限(永久、长期、短期)分别编号、分别存放,便于安全保管和将永久、长期档案向市档案馆移交。

   3)对全宗的案卷,如机关历史情况,历年档案收集的整理情况鉴定报告和销毁注册检查记录等要集中立卷保管。

   4)案卷要健全登记手续,对入库的案卷要做到与登记的相符。

    5)管理档案的人员调离时,必须将保管的档案数量状况交待清楚,并办理交接手续。

    6)档案库房门窗必须坚固,并做好防火、防霉、防潮、防虫、防鼠。

    4、档案借阅制度

   1)本单位人员借阅其业务范围内的档案资料,可直接由档案员提供,查阅非隶属业务范围的档案资料,须经办公室领导批准,履行登记手续后即可借阅。

   2)借阅绝密和重要档案资料须经院领导批准,方可查阅。

   3)外单位人员查阅档案资料,须持单位介绍信,经有关领导批准,力可查阅。

4)凡查阅或借出的档案资料,不准涂改、损坏、拆散、折叠、转借、画绘、拍照、私取或剪截;如工作需要,须先与档案员联系,办公室主任批准,方可摘录、复制或拍照。

5)借阅档案,一般应在阅览室阅卷,严禁带出阅览室,特殊情况须经办公室批准,并按时归还。

6)档案借出、退还,应详细清点,逐页检查,发现问题及时查明原因并采取必要措施,以保证案卷完整。

5、档案工作人员保密制度

1)档案工作人员要模范地执行《中华人民共和国保密秘密法》和《中华人民共和国档案法》,严格遵守各项保密制度,积极采取措施,确保档案秘密。

2)严格执行档案管理制度,按照审批权限借阅档案资料。

3)档案工作人员不得将档案、资料擅自带出档案室和提供私人查阅,如因工作需要携带档案外出,必须经领导批准,并采取有效的安全措施。

4)不得在公共场所议论泄露档案内容、数量、存放地点或在私人通讯中涉及档案秘密。

5)档案库房属机要地,未经允许,不得随意带人进入库房。

6)在销毁档案资料时,必须认真填写销毁清单,并经领导批准送指定地点,有两人以上进行监烧。

7)档案室办公废纸小得随便乱扔,要单独存放,定期销毁。

6、档案销毁制度

1)档案保管期限满后,由档案鉴定小组进行鉴定,对无保存价值的档案进行造册登记,尚有保存价值的档案要新立卷、归档。

2)清理到期档案时,除档案员外,档案鉴定小组要有三名以上成员参加,且必须有一名负责同志。

3)凡须销毁的档案除档案室负责同志签章外,还要经主管院领导批准、签字。

4)销毁档案时,要指定两人以上负责监销,防止档案遗失和泄密。

5)监销人销毁档案后要在销毁清册上签字,销毁清册要作为资料长期保存备查。

6)销毁办法可直接指定纸厂打浆或烧毁。

7、档案统计制度   

1)凡收进档案室的档案逐类加以统计,各项统计数据必须以原始记录为依据,做到准确可靠。

2)档案管理人员必须熟悉档案库存情况,对档案的收进、实存要建立帐簿并累计总数。

3)对超过保管期限档案的移出、销毁要及时注销和统计。

4)认真做好档案的移出、借阅情况的统计工作。

5)各种文书、财务、科技档案按类别、年度统计,于次年三月份前完成。

6)年终对全院档案工作基本情况(机构、人员、库房、设备、经费等)进行全面统计。

7)按期完成上级布置的各种档案统计工作,准确编制档案工作情况年报,及时上报有关部门。

收发室工作制度

    1、收发文必须登记,妥善保管。各种来文,登记后应立即交办公室或院领导签办,然后速送各部门阅办,并及时催促有关部门或个人尽快办理,不得积压。

    2、亲收件或已署名部门者,收发人员不得拆阅,应速送有关领导或部门签收。凡署名怀化市中医院的信件必须送办公室签收。

   3、负责订阅各种报刊的联系,汇款签收,邮件盖章。各种报纸、刊物分别送到各科室,汇款、邮件要严格领取手续。各种刊物、信件应妥善保管,及时分送,避免积压或丢失。

   4、对于各种报刊、信件,若发生丢失,收发者应负责赔偿。

车辆使用管理规定

为切实加强医院车辆的使用和管理,优化车辆配置,减少费用开支,提高车辆使用效率,更好地服从服务于医院的建设和发展,特制定本规定。

    一、管理部门及职责    

1、办公室负责行政用车的管理和调度,保证医院领导和各科室部门的正常用车。 

    2、医务科负责救护车辆和交通、宣传车辆的统一调度。

    3、司机应24小时保持通讯畅通,上班时间不准饮酒,严禁私自出车或擅自将车转借他人驾驶,保持车容整洁,车况良好,服务热情周到。

    二、车辆使用范围

    1、业务车辆使用相对固定,遇事临时调整用车时,由办公室与以上几个科室部门协商。业务用车范围:(1)领导公务用车;(2)各科室部门对外联系业务用车(3)有关会议活动,外出参观考察,接待用车;(4)其他特殊情况用车。

    2、救护车只供接送病人或出诊使用。保证车况良好,处于应急状态,随叫随出车。特殊情况须经领导批准。

    3、所有车辆都应停在院内,实行院内停车登记,由总值班负责登记在交班本上。司机未经批准将所驾车辆未停在院内的,停发当天交通费,按私自出车供私人使用处理。严禁以上优先使用车辆的科室部门利用优先使用权公车私用。

    三、车辆使用程序

车辆使用应本着“先急后缓,先上级后下级”的原则。医院领导用车,由本人向办公室直接要车:其他人员用车(市区内)凭派车单用车;为节俭费用,非急办事情原则上市区不派车;出市区的用车须经院长批准。公休日、节假日或下班时间遇有突发事件紧急用车,总值班的院领导可随时调配车辆,事后出车司机应于下一个工作日补办车手续。

四、车辆定额耗油管理

根据不同车辆、车况制定单车百公里耗油定额,按抄表实际里程计算,到财务科领取油票。

五、车辆维修

车辆维修先由驾驶员提出申请,经鉴定后,由司机班长、总务科负责人和办公室主任共同签批后,到指定维修厂维修,维修后由驾驶员签字核定,费用由总务会同财务科统一结算。出差在外车辆发生故障需维修的,应先请示有关领导,并经乘车人证实后,方可维修,返程后补办审批单报销。凡不按规定擅自维修的,费用一律不予报销。

六、事故处理

车辆发生交通事故,驾驶员应立即向医院领导汇报并向有关部门报案,经交警认定,我方不负任何责任的,不扣驾驶员奖金,但要写出书面事故报告。我方负部分或全部责任的,扣发驾驶员当月奖金,另按医院《奖、惩、赔规定》之条款处罚。

七、处罚措施

驾驶员上班、节假日值班迟到、早退、关闭通讯工具的,一次扣款50元。违反派车指令,不服从安排,误点误事或遇有紧急情况不能及时到位的,一次扣款100元。任意私自出车供私人使用,上班,值班期间饮酒,擅自将车辆交与他人驾驶,一次扣款100元。违反交通法规造成的处罚一律不予报销,违反维修、加油制度的费用,一律不予报销。

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乘车路线
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